PRIVACYBELEID SheEO BV

 

1. WIE?

SheEO begeleidt zowel starters, eenmanszaken, kleine ondernemingen, KMO’s, grote ondernemingen en federaties in tal van sectoren.  Wij staan garant voor betaalbare juridische oplossingen op maat van uw onderneming op het vlak van GDPR, privacy, DPO-as-a-service, compliance, ondernemingsrecht, contractmanagement, corporate housekeeping en algemene juridisch-administratieve ondersteuning.

SheEO hecht grote waarde aan het juist beschermen van de gegevens die zij verwerkt, in het bijzonder persoonsgegevens. Zij leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na, evenals de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018. Door gebruik te maken van onze dienstverlening geeft u aan kennis genomen te hebben van dit privacy beleid en aanvaardt u bijgevolg de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, op de wijze zoals hier beschreven. 

Dit privacybeleid regelt de verwerking van persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking, SheEO BV, met maatschappelijke zetel te Albert I laan 12 bus 0406, 8620 Nieuwpoort, met ondernemingsnummer BTW BE 0771.902.838, met als vertegenwoordiger mevrouw Saskia Monseur.

2. WELKE GEGEVENS?

Onder persoonlijke gegevens verstaan wij alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).  Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

Wij verzamelen persoonsgegevens via verschillende kanalen:

2.1. Informatie die wij rechtstreeks van de betrokkene ontvangen via contactname met ons via e-mail, telefoon, via onze website of contactformulier of via registratie voor onze nieuwsbrief.

Dit betreft volgende informatie:

• Naam en voornaam

• E-mailadres

• Adres 

• Telefoon nummer

• Facturatiegegevens

• Uw voorkeurstaal voor de communicatie met ons

• Specifieke gegevens m.b.t. uw onderneming of respectievelijke medewerkers, cliënten,..;

Wij zullen uw gegevens opslaan in onze database met het oog op een eventuele samenwerking, tewerkstelling of dienstverlening.

Het is mogelijk dat wij soms bijkomende informatie vragen.  Desgevallend zal deze informatie steeds beperkt zijn en in verhouding staan tot wat strikt noodzakelijk is voor de gevraagde dienstverlening. Dit gaat bijvoorbeeld om:

• Gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren. Deze kunnen betrekking hebben op uw persoonlijke situatie, toestand, professionele activiteit, financiële situatie,…
• Stavingstukken;
• Correspondentie

Het is mogelijk dat hierbij bijzondere persoonsgegevens overeenkomstig artikel 8 en artikel 9 GDPR worden verwerkt. De klant geeft hiervoor uitdrukkelijke toestemming.

2.2. Informatie die we verzamelen via cookies

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij gegevens zoals uw IP adres, de pagina’s die u bezoekt op onze website, uw voorkeurstaal, etc.).  Deze informatie verzamelen wij via het gebruik van cookies.  Gelieve ons cookiebeleid op de website  door te nemen zodat u op de hoogte bent welke cookies wij gebruiken, en hoe u deze kan aanvaarden, uw voorkeur instellen of weigeren.

3. WAARVOOR WORDEN DE GEGEVENS GEBRUIKT?

SheEO verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.

1. Om u informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van SheEO en om deze beter af te stemmen op uw noden en wensen of die van uw bedrijf of organisatie.

2. Om een zakelijke relatie met u of uw onderneming aan te gaan en om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen naleven

3. Om u uit te nodigen voor evenementen en nieuwsbrieven.  Indien u geen nieuwsbrieven of informatie over onze diensten wilt ontvangen, kunt u zich op elk moment, zonder motivatie uitschrijven. U kan dit doen door ons een e-mail te sturen of door in de betreffende e-mails te klikken op de uitschrijflink.

4. Om aan onze wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen.

De persoonsgegevens worden door SheEO bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen SheEO en de gebruiker.

4. OP BASIS VAN WELKE GRONDSLAG?

Wij baseren ons op verschillende rechtsgronden voor het verwerken van uw gegevens.

Wij verwerken uw persoonsgegevens na ondertekening van een overeenkomst, offerte, orderbevestiging of bestelbon, met het oog op het voorbereiden of uitvoeren van de dienstverlening. 

Wij kunnen ook uw expliciete toestemming vragen voor het verwerken van uw gegevens.  

Daarnaast is het mogelijk dat wij ons in bepaalde omstandigheden beroepen op het gerechtvaardigd belang.

Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening aan te gaan of uit te voeren.

5. MET WIE DELEN WIJ MOGELIJK UW GEGEVENS?

SheEO kan uw persoonsgegevens enkel aan derden overmaken  indien dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de uitvoering van de vooropgestelde doelstellingen.  Indien SheEO uw persoonsgegevens doorgeeft aan derden, wordt met deze derden een gegevensverwerkingsovereenkomst afgesloten waarin o.m. wordt vastgelegd dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden verwerkt. 

De confidentialiteit van uw gegevens is belangrijk voor ons. Uw gegevens zullen nooit verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven worden aan derden, niet-verwerkers indien hiertoe geen wettelijke verplichting bestaat.

6. HOE LANG BEWAREN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

De persoonsgegevens worden door SheEO bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen SheEO en de klant.  Hierbij wordt rekening gehouden met de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens.

Wij kunnen ze ook bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, te reageren op vragen en om eventuele geschillen op te lossen, om te voldoen aan onze legitieme belangen en om onze rechten te handhaven. 

7. PASSENDE TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

SheEO heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. SheEO past een op maat gemaakt veiligheidsbeleid toe waarbij de veiligheid van uw gegevens centraal staan.

In dit kader besteden wij bijzondere aandacht aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van een streng wachtwoordmanagement.

Wij eisen dat onze dienstverleners passende maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw informatie te handhaven.  In geen geval kan SheEO aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

In geen geval kan SheEO aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

De veiligheids- en beheerprocedures worden op regelmatige basis herbekeken in overeenstemming met de nieuwste technologische ontwikkelingen. SheEO slaat uw persoonlijke gegevens op in haar databank op een beveiligde server. De toegang tot de databank is slechts mogelijk door  bevoegde personen, die zich bezighouden met de verwerking van de gegevens.

8. RECHTEN VAN BETROKKENEN

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, en uw hieronder opgesomde rechten uit te oefenen.

8.1 Recht van inzage, verbetering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons.  Daarnaast heeft u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren, aan te vullen of te beperken.

8.2. Recht op verwijdering

U heeft het recht ons te vragen om uw persoonlijke gegevens te verwijderen uit onze databank.  Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen.   U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

8.3. Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

8.4 Recht van vrije gegevensoverdracht (data portabiliteit)

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u aan ons verstrekt zijn in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.  

8.5. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.  U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor het verder gebruik van uw persoonlijke gegevens voor een specifieke studie. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen of de noodzaak deze te bewaren in de archieven voor verder wetenschappelijk onderzoek. Na validatie van uw aanvraag, zullen uw persoonlijke gegevens uit onze databank verwijderd worden.

8.5 Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door SheEO te contacteren, hetzij per e-mail via saskia@sheeo.be, hetzij via het contactformulier van de website www.sheeo.be  of per post naar SheEO BV, Albert I laan 12 bus 0406, 8620 Nieuwpoort. Bij dergelijk verzoek dient u steeds een identificatiebewijs toe te voegen.

8.6 Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door SheEO evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

8.7 Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail:  contact@apd-gba.be.  

9. HYPERLINKS

Deze website kan hyperlinks bevatten naar websites van andere partijen. Ook is het mogelijk dat websites van andere partijen hyperlinks bevatten naar deze website.  SheEO is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van de websites van die andere partijen, en het gebruik van cookies op die websites.

10. WIJZIGINGEN

Wij behouden ons het recht voor om dit privacy beleid indien nodig te updaten.  

Eventuele wijzigingen zullen aan de gebruikers worden gecommuniceerd.

Laatst bijgewerkte versie: 31 oktober 2023