Verplichte controle uittreksel uit het strafregister

Wat is het uittreksel uit het strafregister?

Het uittreksel uit het strafregister, ook wel bekend als model 596.2, is een officieel document waarin eventuele strafrechtelijke veroordelingen van een persoon worden vermeld.  

Voor wie telt de controleverplichting?

De verplichting geldt voor nieuwe meerderjarige medewerkers van organisaties die activiteiten aanbieden in: 

• Opvoeding 
• Psycho-medisch-sociale begeleiding 
• Hulpverlening aan de jeugd 
• Kinderbescherming 
• Animatie of begeleiding aan minderjarigen 

Dit geldt voor verschillende soorten medewerkers zoals zelfstandigen, statutaire ambtenaren, medewerkers met een arbeidsovereenkomst, student-stagiairs, jobstudenten, vrijwilligers en verenigingswerkers die op structurele basis rechtstreeks contact hebben met minderjarigen. 

Voorwaarden voor de controle

De controle mag pas worden uitgevoerd als de volgende voorwaarden cumulatief vervuld zijn:

1. de activiteit die de medewerker voor de organisatie zal uitvoeren valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen
2. de medewerker zal in het kader van de activiteit op structurele basis rechtstreeks contact hebben met minderjarigen
3. de medewerker is een meerderjarige persoon op het ogenblik van de aanstelling
4. de medewerker wordt aangesteld door middel van een overeenkomst, een benoeming of als vrijwilliger. Voor vrijwilligers in het jeugdwerk werd een uitzondering gemaakt, waardoor zij vrijgesteld worden van deze verplichting

Wat in het geval van een veroordeling?

Als het uittreksel een veroordeling vermeldt, moet de organisatie een zorgvuldige beoordeling maken. Hierbij wordt gekeken naar: 

• Contextuele gegevens 
• Het tijdsverloop sinds de veroordeling 
• Of de veroordeling betrekking heeft op feiten gepleegd ten aanzien van een minderjarige 
• Andere relevante elementen 

Uitzonderingen

Er zijn enkele uitzonderingen op de controleverplichting: 

• Vrijwilligers binnen het jeugdwerk 
• Medewerkers die het afgelopen jaar al een uittreksel hebben voorgelegd en zijn aangenomen 
• Medewerkers die via een overeenkomst met een rechtspersoon zijn aangesteld, mits die rechtspersoon de controle heeft uitgevoerd 
• Activiteiten van medewerkers die geen structurele samenwerking met de organisatie hebben, zoals eenmalige workshops

Aandachtspunten voor verwerking

Als onderneming moet je zorgen voor een correcte verwerking van deze persoonsgegevens conform de GDPR regels. 

1. Noodzakelijkheid: het uittreksel mag alleen worden gebruikt voor de controle van goed en zedelijk gedrag van de betrokkenen en conform de voorwaarden zoals hierboven omschreven 
2. Bewaartermijn: het uittreksel mag niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de controle. Het moet ook worden vernietigd nadat de definitieve beslissing is genomen of nadat de controle van het uittreksel is voltooid en er het gepaste gevolg aan gegeven is. Er mogen ook geen interne notities met inhoudelijke details worden bewaard. 
3. Beveiliging: passende maatregelen moeten worden genomen om de gegevens te beveiligen en vertrouwelijk te houden. 
4. Transparantie: medewerkers moeten duidelijk worden geïnformeerd over het doel van de gegevensverwerking en hun rechten inzake gegevensbescherming. Concreet betekent dit onder meer dat je deze verwerking moet opnemen in je privacyverklaring voor werknemers, sollicitanten en vrijwilligers. Denk er ook aan om deze verwerking mee op te nemen in het register van verwerkingsactiviteiten. 

Andere functies waarvoor een uittreksel uit het strafregister mag worden opgevraagd

Naast de bovenvermelde functies en sectoren, zijn er een aantal functies die enkel kunnen worden uitgevoerd door medewerkers met een blanco strafblad, denk daarbij aan politie- of bewakingsagent. 

Daarnaast zal voor een aantal functies in de financiële sector het uittreksel opgevraagd worden door de FSMA om de professionele betrouwbaarheid van een kandidaat te kunnen beoordelen. Het gaat onder meer om volgende functies: 

• Bestuurders en effectieve leiders van kredietinstellingen, beleggingsondernemingen, verzekeringsondernemingen, ... 
• Verzekeringstussenpersonen (makelaar, agent, subagent) 
• Leden van een operationeel orgaan van een instelling voor bedrijfspensioenvoorzieningen (pensioenfondsen) 

Voor alle andere functies geldt het verbod om strafrechtelijke gegevens te ‘verwerken’.

Hou me op de hoogte van juridische updates, nieuws en events van SheEO

Ontvang het gratis GDPR-stappenplan bij inschrijving!