Rekrutering en selectie: GDPR regels
23 juli 2024
Bij het rekruterings- en selectieproces komt heel wat kijken. Ook op vlak van GDPR. Mag je bepaalde informatie van een kandidaat zomaar verwerken? Met welke bewaartermijnen moet je rekening houden? Kom er alles over te weten in deze blog.
Mag ik referenties opvragen van kandidaten?
Indien de kandidaat zelf referentiepersonen vermeldt in het CV, kan dit gelden als een toestemming van de kandidaat om deze personen te contacteren.
Als de werkgever echter informatie wenst te verkrijgen van derden, zal hij de toestemming van de kandidaat moeten krijgen om zijn gegevens te verzamelen en deze te verwerken voor wervingsdoelen.
De kandidaat geeft zijn toestemming door een verklaring te ondertekenen die ten minste de volgende verklaringen bevat:
- Identiteit van de kandidaat en de identiteit van de organisaties of de personen die de werkgever wil raadplegen;
- De aard van de gevraagde gegevens;
- De redenen voor het verzamelen van de gegevens;
- De periode waarin de toestemming zal worden gebruikt.
Mag ik de sollicitant vragen naar zijn gezondheid en medische gegevens?
Het is niet toegestaan een kandidaat te ondervragen over zijn gezondheidstoestand. Een uitzondering is wanneer voor specifieke functiekenmerken informatie over de gezondheidstoestand van de kandidaat nodig is om de geschiktheid van de kandidaat te beoordelen. Dit kan het geval zijn als een medische aandoening de veiligheid van de werknemer, collega's of derden in gevaar kan brengen.
Als een werkgever een geneeskundig onderzoek wil laten uitvoeren, is de AVG van toepassing. Omdat de verwerking van gegevens met betrekking tot de gezondheid in principe verboden is, mag een werkgever een kandidaat alleen vragen een medisch onderzoek te ondergaan als hij gebruik kan maken van een van de uitzonderingen die in de Kaderwet worden genoemd:
- De schriftelijke toestemming van de kandidaat
- De noodzaak van de verwerking om te voldoen aan de specifieke rechten en plichten van de werkgever op het vlak van het arbeidsrecht.
Mag ik een kandidate vragen of ze zwanger is of een kinderwens heeft?
Een kandidate vragen of ze zwanger is of vragen naar haar kinderwens is verboden. Dit omdat de werkgever deze informatie bij de meeste vacatures niet nodig heeft om een selectie te maken. Dergelijke vragen kunnen bij uitzondering toegestaan zijn als de in te vullen functie een gevaar vormt voor het ongeboren kind.
Mag ik de kandidaat screenen via social media?
Je mag de kandidaat screenen op social media zoals LinkedIn, Facebook, ...
De kandidaat kiest er namelijk zelf voor om bepaalde informatie online te publiceren.
Mag ik aan een kandidaat vragen om een uittreksel uit het strafregister voor te leggen?
Dit is enkel mogelijk voor bepaalde functies, dewelke maar kunnen worden uitgeoefend door medewerkers met een blanco strafblad of slechts lichte veroordelingen.
Lees hier alles over in onze recente blog in de ‘GDPR en HR’ reeks: Verplichte controle uittreksel uit het strafregister.
Voor alle andere functies geldt het verbod om strafrechtelijke gegevens te verwerken.
De toestemming van de kandidaat zal geen voldoende grondslag zijn om af te wijken van dit verbod. In een rekruteringsproces lijkt er niet echt sprake van een vrije toestemming.
Mag ik een kandidaat vragen om een persoonlijkheidstest of psychotechnische test af te leggen?
Deze geautomatiseerde bekwaamheidstests zijn toegelaten, op voorwaarde dat ze relevant zijn voor de functie en in verhouding staan tot de aard van de functie.
De kandidaat moet nadien de mogelijkheid krijgen om zijn standpunt kenbaar te maken over de behaalde resultaten. De AVG verbiedt namelijk een beslissing met juridische gevolgen te nemen ten aanzien van een kandidaat of een beslissing met een beduidende impact voor de kandidaat.
Hoe lang mag ik gegevens over kandidaten bijhouden?
Als algemene regel voor de verwerking van persoonsgegevens geldt dat deze maar bijgehouden kunnen worden zolang dat strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze verwerkt werden.
Het zal duidelijk zijn dat lange bewaartermijnen een goede motivatie vereisen. Men kan zich hoe dan ook vragen stellen bij hoe relevant deze gegevens nog zullen zijn na een lange bewaartermijn.
Mag ik kandidaten opnemen in een wervingsreserve?
Dit is mogelijk mits je de kandidaten om hun toestemming vraagt. Hiertoe kunnen ze een document ondertekenen waarin zij zich akkoord verklaren om in de wervingsreserve te worden opgenomen. In dit document kan je hen ook informeren over de doeleinden, bewaartermijn, hun recht op inzage en correctie, etc.
Wens jij specifieke advies over de implementatie van GDPR binnen jouw onderneming, neem dan zeker contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Boek een vrijblijvende kennismaking
Deze blog kadert in onze reeks ‘GDPR en HR’. Bekijk de reeds beschikbare blogs op onze website en blijf op de hoogte door jou in te schrijven op onze nieuwsbrief .
Hou me op de hoogte van juridische updates, nieuws en events van SheEO
Ontvang het gratis GDPR-stappenplan bij inschrijving!