Mag ik de foto van een medewerker publiceren?
10 juli 2024
In de digitale wereld van vandaag is het delen van afbeeldingen een alledaagse praktijk geworden. Maar wat zijn de juridische implicaties als het gaat om het gebruik van foto's van je medewerkers op je website, social media of in een informatiebrochure? Dit blogbericht biedt inzicht in de regelgeving en best practices rondom dit onderwerp, met specifieke aandacht voor het recht op afbeelding en privacy.
Op de werkvloer
Fotoboek/organigram
Voor grote ondernemingen kan het gerechtvaardigd zijn om een intern fotoboek (wie is wie?) te hebben. Dit kan nuttig zijn om het interne communicatieproces te stroomlijnen. Het is wel aangewezen om dit fotoboek alleen intern beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld via het intranet, en niet via een publiek toegankelijke website.
Welke gegevens mag ik opnemen in dit fotoboek?
Op basis van het proportionaliteitsprincipe kunnen volgende gegevens worden opgenomen: foto, e-mailadres, rechtstreeks telefoonnummer, naam van de hiërarchische overste en afdeling.
Gegevens als geboortedatum, persoonlijk GSM-nummer, thuisadres mogen alleen met expliciete toestemming van de medewerker worden gepubliceerd.
Badge met foto en/of naam
In sommige ondernemingen kan het gerechtvaardigd zijn om een badge met foto en/of naam te dragen, bijvoorbeeld:
- In grote ondernemingen waar de toegang tot bepaalde zones of afdelingen beperkt is.
- In ondernemingen die samen op één terrein gevestigd zijn.
- In ondernemingen met een verhoogd veiligheidsrisico.
- Voor werknemers die een aanspreekpunt zijn voor vragen van het publiek.
De informatie op de badge moet beperkt blijven tot het strikt noodzakelijke.
Publicatie foto werknemer op de website
Voor ondernemingen die persoonsgegevens van hun medewerkers met een 'publieke' functie publiceren, zoals op een website, kan een beroep worden gedaan op het gerechtvaardigd belang. Dit geldt voor medewerkers die veelvuldig in contact komen met het publiek of een aanspreekpunt zijn voor vragen van klanten.
Echter, rekening houdend met het principe van dataminimalisatie, geldt dit gerechtvaardigd belang alleen voor de contactgegevens en niet voor de foto's van de medewerkers. Voor het gebruik van een foto is expliciete toestemming van de medewerker nodig.
Wat bij het vertrek van een medewerker?
Wanneer een medewerker vertrekt, moeten zijn persoonsgegevens zo snel mogelijk worden verwijderd. Volgens de GBA moeten foto's idealiter binnen een maand na het vertrek van de medewerker van de website worden verwijderd.
Recht op afbeelding
De afbeelding van een persoon wordt beschermd door een persoonlijk 'recht op afbeelding'. Dit betekent dat je zonder toestemming geen foto's van je medewerkers of externen mag nemen en/of publiceren.
Er zijn hierbij twee afzonderlijke toestemmingen nodig: toestemming voor het nemen van de foto en toestemming voor het publiceren ervan. Het is aangewezen om deze toestemmingen schriftelijk vast te leggen.
Uitzonderingen
Er zijn enkele uitzonderingen op deze regel:
- Openbare Plaatsen: Als de foto op een openbare plaats wordt genomen, is toestemming alleen nodig als de persoon het hoofdonderwerp van de foto is. Voor foto's van een menigte, waarbij een individu niet specifiek kan worden geïdentificeerd, is geen toestemming vereist.
- Gesloten Kring: Binnen een gesloten kring, zoals een sportclub, wordt een onderscheid gemaakt tussen gerichte foto's (bijvoorbeeld een individuele portretfoto) en niet-gerichte foto's (zoals groepsfoto's). Enkel voor gerichte foto's moet je een toestemming bekomen.
- Publieke Personen: Voor publieke personen geldt een uitzondering, mits de foto een informatief doel en geen commercieel doel dient.
Mag ik afbeeldingen van mijn medewerker gebruiken voor promomateriaal?
Het gebruik van afbeeldingen van medewerkers voor promotiemateriaal raakt zowel het recht op privacy als het recht op afbeelding. Dit betekent dat alleen de medewerker expliciete schriftelijke toestemming kan geven voor het gebruik van zijn/haar foto. Deze toestemming moet specifiek zijn. De medewerker moet vooraf weten welke foto's van hem/haar zullen worden gebruikt en voor welke doeleinden.
Kan de medewerker nadien zijn toestemming intrekken?
Ja, de medewerker kan zijn toestemming intrekken, op voorwaarde dat deze intrekking niet laattijdig gebeurt zonder gegronde reden (bijvoorbeeld wanneer net 20.000 exemplaren van de brochure zijn gedrukt).
Wat als de medewerker intussen de onderneming heeft verlaten?
Indien de medewerker niet langer wil dat zijn afbeelding wordt geassocieerd met de voormalige werkgever, is het raadzaam om tot een vergelijk te komen. Afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in de dading die met de medewerker wordt afgesloten bij de beëindiging van de arbeidsrelatie.
Wens jij specifieke advies over de implementatie van GDPR binnen jouw onderneming, neem dan zeker contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Boek een vrijblijvende kennismaking
Deze blog kadert in onze reeks ‘GDPR en HR’. Bekijk de reeds beschikbare blogs op onze website en blijf op de hoogte door jou in te schrijven op onze nieuwsbrief .
Hou me op de hoogte van juridische updates, nieuws en events van SheEO
Ontvang het gratis GDPR-stappenplan bij inschrijving!