GDPR en HR: tips voor een gedegen implementatie van GDPR op de werkvloer
29 juli 2024
Het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) is een onmisbaar aspect van bedrijfsvoering, vooral als het gaat om de verwerking van personeelsgegevens. Bedrijven moeten transparant zijn, voldoen aan de verantwoordingsplicht en technische en organisatorische maatregelen implementeren om de privacy van hun medewerkers te waarborgen.
Maar wat houdt dit precies in? En hoe kan je ervoor zorgen dat jouw onderneming volledig voldoet aan de GDPR-regelgeving?
Risico’s van verwerkingsactiviteiten identificeren
Het is cruciaal om de risico’s van jouw verwerkingsactiviteiten te identificeren. Dit betekent dat je moet weten welke gegevens je verwerkt, hoe je deze gegevens verzamelt, opslaat, gebruikt en deelt en welke potentiële risico’s hiermee gepaard gaan. Door deze risico’s in kaart te brengen, kan je passende maatregelen nemen om deze te mitigeren.
Het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) is aangewezen voor nieuwe verwerkingsactiviteiten met hoge risico’s. Een DPIA helpt om de privacyrisico’s te beoordelen en passende maatregelen te nemen om deze risico’s te beperken.
Technische en organisatorische maatregelen implementeren
Zodra de risico’s geïdentificeerd zijn, moeten er passende technische en organisatorische maatregelen worden geïmplementeerd. Dit kan onder andere het versleutelen van gevoelige gegevens, het beperken van de toegang tot deze gegevens en het regelmatig updaten van beveiligingssoftware omvatten. Daarnaast moeten er interne procedures worden opgesteld voor het opstarten van nieuwe verwerkingsactiviteiten, waarbij principes zoals dataminimalisatie en beveiliging centraal staan.
Aanduiden van een GDPR verantwoordelijke of (externe) DPO
Het aanstellen van een GDPR-verantwoordelijke of een (externe) Data Protection Officer (DPO) is een belangrijke stap in het waarborgen van de privacy binnen jouw organisatie. Deze persoon is verantwoordelijk voor het toezicht houden op de naleving van de GDPR-regelgeving, het bieden van advies over gegevensbescherming en het fungeren als aanspreekpunt voor zowel medewerkers als toezichthoudende autoriteiten.
Gegevensbeschermingsbeleid
Het is belangrijk om een duidelijk privacybeleid uit te werken voor op de website, alsook een intern gegevensbeschermingsbeleid of privacybeleid voor de medewerkers. Dit beleid moet transparant en begrijpelijk zijn en duidelijk maken hoe persoonsgegevens worden verwerkt en beschermd.
Aanpassing arbeidsreglement
Het arbeidsreglement moet worden aangepast om te voldoen aan de GDPR-bepalingen.
Register van verwerkingsactiviteiten
Een register van verwerkingsactiviteiten is een essentieel onderdeel van GDPR-compliance. Dit register moet gedetailleerd bijhouden welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden, hoe lang deze gegevens worden bewaard en wie toegang heeft tot deze gegevens. Het bijhouden van dit register helpt niet alleen bij het naleven van de GDPR, maar maakt ook audits en controles eenvoudiger.
Interne procedure voor verzoeken van betrokkenen
Een goed uitgewerkte procedure voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen, zoals verzoeken tot inzage, wissen of correctie van gegevens, is cruciaal. Deze procedure moet duidelijk, efficiënt en transparant zijn, zodat betrokkenen vertrouwen hebben in de manier waarop hun gegevens worden behandeld.
Interne procedure voor het beheer en de rapportering van datalekken
Het tijdig en correct beheren en rapporteren van datalekken is een ander belangrijk aspect van GDPR-compliance. Een interne procedure voor het beoordelen, beheren en rapporteren van datalekken helpt om snel te reageren en de impact van een lek te minimaliseren.
Opleiding en informatie aan medewerkers
Om ervoor te zorgen dat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van de GDPR-regelgeving en de interne procedures, is het geven van opleiding en informatie aan medewerkers van groot belang. Regelmatige trainingen en updates zorgen ervoor dat alle medewerkers weten hoe ze correct met persoonsgegevens moeten omgaan en welke stappen ze moeten nemen in geval van een datalek.
Audits
Regelmatige interne of externe audits zorgen ervoor dat alle GDPR-maatregelen niet alleen op papier bestaan, maar ook daadwerkelijk worden nageleefd.
Wens jij specifieke advies over de implementatie van GDPR binnen jouw onderneming, neem dan zeker contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Boek een vrijblijvende kennismaking
Deze blog kadert in onze reeks ‘GDPR en HR’. Bekijk de reeds beschikbare blogs op onze website en blijf op de hoogte door jou in te schrijven op onze nieuwsbrief .
Hou me op de hoogte van juridische updates, nieuws en events van SheEO
Ontvang het gratis GDPR-stappenplan bij inschrijving!